Gdy odkryjesz automatyzację, prawdopodobnie zechcesz automatyzować wszystko – przynajmniej ja tak miałam. Jednak nie każda automatyzacja jest warta Twojego czasu. W tym artykule opowiem, co warto automatyzować, a czego lepiej unikać.

AppleYouTubeSpotifyRSS

Jak budowanie automatyzacji przypomina zabawę LEGO

Budowanie automatyzacji jest dla mnie jak LEGO dla dorosłych. Oczywiście, nie mogę postawić na półce Millennium Falcona, ale czerpię z tego ogrom przyjemności oraz doświadczenia w interakcji różnych aplikacji.

Nie jest bowiem tak, że po opanowaniu platformy Make.com wszystko jest proste. Każda integracja czy moduł, na przykład moduł do ClickUpa, mają swoje specyficzne niuanse. Dzięki temu, że bawię się w składanie tych „klocków LEGO”, coraz szybciej tworzę automatyzacje dla moich klientów.

Jeśli jednak nie chcesz robić na tym hajsu i chcesz po prostu zmniejszyć liczbę monotonnych, niekreatywnych zadań, warto podejść do automatyzacji mądrze oraz wybierać odpowiednie procesy do zautomatyzowania.

Co warto automatyzować?

Rozpocznijmy od procesów, które warto automatyzować:

  • Często powtarzane procesy: to na przykład obsługa zamówień. Jeśli sprzedajesz kurs online, musisz wystawić fakturę, nadać dostęp do kursu użytkownikom i wysłać powitalnego maila. To wszystko da się zautomatyzować.
  • Procesy, w których łatwo o pomyłkę: nawet jeśli nie wykonujesz jakichś zadań często to może w nich być łatwo o pomyłkę. A to może Cię dużo kosztować. Przykład: weryfikujesz ręczne przelewy, które były wykonane na podstawie faktury proforma i pomylisz klienta albo kwotę.
  • Jednorazowe akcje o dużym wolumenie: przykładem może być masowe nadawanie tagów w ConvertKit. Dzięki automatyzacji mogłam szybko i efektywnie zsynchronizować moją listę subskrybentów z zamówieniami.

Czego nie automatyzować?

Choć automatyzacja ma wiele zalet, są obszary, które lepiej obsługiwać manualnie lub wprowadzać automatyzację tylko częściowo.

  • Procesy, których nie przetestowaliśmy ręcznie: nie automatyzuj zadań, których nie sprawdziłeś wcześniej na własnej skórze. Nowe projekty mogą mieć zupełnie inny charakter niż te, które robiłeś wcześniej.
  • Obsługa klienta: w pełni zautomatyzowana obsługa klienta, na przykład przez bota, może prowadzić do negatywnych skutków, np. taki bot może przez pomyłkę przedstawić ofertę, która nie istnieje. Warto być w kontakcie z klientami także po to by lepiej zrozumieć ich potrzeby.
  • Tworzenie treści: w pełni zautomatyzowane tworzenie treści skutkuje tym, że nasze treści mogą mieć błędy i są napisane trochę bezosobowym językiem. Warto się jednak wspomagać GPT ale zalecam manualne sprawdzenie i korektę, aby upewnić się, że treść odpowiada Twojemu stylowi oraz jakości.
  • Zadania, których wykonanie ręcznie zajmuje porównywalną ilość czasu co automatyzacja: automatyzowanie zadania, które możesz wykonać ręcznie w krótszym czasie niż budowanie automatyzacji, nie ma sensu.

Podsumowanie

Wiesz już, co warto automatyzować: powtarzające się procesy, te wymagające wysokiej precyzji oraz jednorazowe duże akcje (o dużym wolumenie).

Pamiętaj, by nie automatyzować procesów, które nie są przetestowane manualnie, nie rezygnować w pełni z osobistej obsługi klienta i czy weryfikacji treści stworzonych przez automat. Wreszcie, unikaj automatyzacji zadań, które można wykonać ręcznie w krótszym czasie.